Eficiência e eficácia são dois conceitos muito utilizados na gestão de empresas. A eficiência avalia como se faz. Diz-se que uma operação foi realizada de forma eficiente quando consumiu o mínimo de recursos na obtenção de um determinado resultado. A eficácia avalia até que ponto se alcançou um determinado resultado, independentemente da forma como se obteve esse resultado.
A eficiência melhora-se otimizando continuamente as operações. Através da padronização e especialização, as empresas procuram obter o máximo rendimento com o mínimo de recursos (humanos, financeiros, materiais, tempo). Para aumentarem a eficiência, as empresas analisam detalhadamente os processos medindo recursos e resultados procurando obter ganhos incrementais.
A eficácia mede o grau de atingimento de resultados. Quanto mais eficaz for uma tarefa, melhores os resultados. A máxima eficácia é atingida com o alcance total dos objetivos.
Por exemplo, se uma fábrica tiver como objetivo produzir quinhentas mesas por dia, é relativamente simples avaliar se é ou não eficaz na consecução deste objetivo: no final de cada dia, teríamos de contar o número de mesas produzidas e verificar se atingem as quinhentas unidades. Se sim, a fábrica é eficaz. Se não, é ineficaz.
No entanto, avaliar a eficiência da produção desta fábrica poderá ser um pouco mais complexo. Teríamos de avaliar a quantidade de recursos consumida. Qual a quantidade de madeira consumida, e qual o consumo energético, a quantidade de desperdícios, a taxa de defeituosos, o custo total da produção, as máquinas e pessoas necessárias para levar a cabo a produção, entre muitos outros fatores.
Para a gestão, é muito importante ser competitivo em termos de eficiência. Se uma empresa é mais eficiente do que os seus concorrentes, ela consegue normalmente produzir a custos inferiores. Além disso, obtém um grande nível de consistência da sua produção, ou seja, produz produtos homogêneos e perfeitos, o que conduz a um aumento da satisfação dos seus clientes.
Por outro lado, a gestão não pode perder de vista o atingimento dos seus objetivos (a eficácia). De nada serve ser eficiente se não se é eficaz. No nosso exemplo, se a empresa for eficiente a produzir apenas cinquenta mesas por dia, os seus objetivos de produção ficarão aquém do esperado.
Resumidamente...
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